Le 3236-SD ne lance pas une recherche générale sur un immeuble. Il demande des copies de documents identifiés dans la documentation du SPF depuis le 1er janvier 1956. Le formulaire 2026 comporte deux pages : la demande et les références, puis le coût et le paiement.
1. Réunir les références de publication
Reprenez les indications figurant sur une copie publiée de l’acte ou dans un état-réponse du SPF. Le tableau du Cerfa demande la nature du document, la date de la formalité, le numéro SAGES ou le nom du SPF historique, le volume et le numéro. La source de ces rubriques est le formulaire officiel, page 1.
La date de signature de l’acte n’est pas nécessairement sa date de publication. Reportez la date de formalité indiquée dans votre source, sans la déduire de la date de vente.
Une adresse ou une parcelle ne remplace pas ces références. Lorsque vous ne les connaissez pas, utilisez d’abord une demande de renseignements 3233-SD pour rechercher les formalités utiles. Le générateur de copies ne prétend pas les retrouver automatiquement.
Exemple de lecture, entièrement fictif
Votre état-réponse mentionne une publication du 12/06/2020, un service historique identifié, un volume 2020P et un numéro 1234. Reportez chaque élément dans son champ. Le volume se recopie tel qu’il apparaît : il peut contenir des lettres. Cet exemple n’est pas une référence d’acte réel.
2. Identifier le demandeur
Renseignez le nom et les prénoms, ou la dénomination sociale, l’adresse de correspondance et le téléphone lorsqu’il est utile. Le courriel autorise une réponse électronique ; le générateur l’exige lorsque vous choisissez ce mode de réception. Le lieu, la date et la signature doivent être complétés.
3. Distinguer le SPF actuel du SPF historique
Le destinataire est le service compétent pour délivrer les documents du bien. L’outil de recherche par commune aide à le repérer. Après un regroupement de services, son nom peut avoir changé.
Dans chaque ligne du tableau, en revanche, le formulaire exige le SPF compétent à la date d’exécution de la formalité, ou son numéro SAGES. Ne remplacez pas cette indication par le nom du bureau actuel. Le SAGES comporte sept caractères, comme le précise la note 3 du Cerfa. Le générateur accepte soit ce numéro, soit le nom du service historique.
4. Classer les documents et calculer les frais
Le barème 2026 distingue les bordereaux d’inscription (6 euros), les EDD, modificatifs et règlements de copropriété (30 euros), et les autres documents (15 euros). Pour un autre document dont la qualification est incertaine, confirmez la catégorie avec le SPF avant de régler.
Les frais postaux ne sont pas forfaitaires par dossier : ajoutez 1 euro pour chaque bordereau et 2 euros pour chaque autre document. Par courriel, ils sont nuls. Pour une vente et un règlement de copropriété, le calcul est donc de 45 euros par courriel, ou 49 euros par courrier.
5. Relire, signer, régler et transmettre
Le PDF produit contient le courrier d’accompagnement et les deux pages du Cerfa. Les cadres réservés à l’administration restent vides. Signez les emplacements prévus et joignez le règlement ou sa justification selon les instructions du service.
Pour une réponse postale, le formulaire officiel impose deux exemplaires. Pour une réponse par courriel, un seul exemplaire suffit. Le choix du courriel concerne la réponse : il ne vaut pas acceptation d’un dépôt électronique de la demande. Vérifiez les modalités d’envoi et de paiement auprès du destinataire.
Les limites du générateur
Cette version prépare un maximum de sept documents par dossier, soit les sept lignes du Cerfa, pour un même SPF. Au-delà, ou si plusieurs services doivent être saisis, faites des demandes distinctes. Les documents antérieurs à 1956, Mayotte et les régimes du livre foncier d’Alsace-Moselle nécessitent une autre procédure.
Préparez le courrier et le formulaire officiel, sans compte.